Urlop wychowawczy wraz z kalkulatorem urlopu wychowawczego – prawa i obowiązki pracodawcy, składki ZUS, podatek PIT

Urlop wychowawczy jest urlopem, który regulują przepisy Kodeksu pracy. Dedykowany jest zatem wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie mogą z niego skorzystać osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Warunkiem ubiegania się o urlop wychowawczy jest posiadanie 6-miesięcznego stażu pracy. Mowa jest o ogólnym stażu pracy, a nie o stażu pracy u pracodawcy udzielającego urlopu. Dlatego do 6-miesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia.

O urlop wychowawczy pracownik może wnioskować do ukończenia przez dziecko 6. roku życia, z wyjątkiem rodziców dzieci niepełnosprawnych. W takim przypadku ten okres wydłuża się do ukończenia przez dziecko 18. roku życia.

Ważne!Z chwilą zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko ukończy 6. lub 18. roku życia, urlop wychowawczy ulega zakończeniu.

Maksymalny czas trwania urlopu wychowawczego wynosi 36 miesięcy.

Urlop wychowawczy może być rozpoczęty w dowolnym momencie, niekoniecznie od razu po zakończeniu urlopu związanego z macierzyństwem. Nie musi być również wykorzystany w całości, można go podzielić na maksymalnie 5 części.

Należy pamiętać, że drugiemu z rodziców przysługuje minimum miesiąc urlopu. Oznacza to, że jeden z rodziców może wykorzystać maksymalnie 35 miesięcy urlopu. Jeśli drugi z rodziców nie wykorzysta przysługującego mu wolnego miesiąca, nie może się go zrzec i niewykorzystany miesiąc przepada. Wyjątek stanowi sytuacja, w której jeden z rodziców nie żyje lub jest pozbawiony władzy rodzicielskiej (także gdy jest ona ograniczona lub zawieszona), wówczas jeden z rodziców może w całości wykorzystać 36 miesięcy urlopu wychowawczego.

Pracownik wychowujący dziecko, w wieku do 6 lub 18 lat ma prawo złożyć pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego, a pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu. Wniosek taki wraz z wszystkimi dokumentami pracownik jest obowiązany złożyć pracodawcy w terminie nie późniejszym niż 21 dni przed planowanym momentem jego rozpoczęcia. Jeśli jednak wniosek zostanie złożony później, pracodawca może przesunąć rozpoczęcie urlopu, najpóźniej do 21 dni od dnia złożenia wniosku. 

Innym uprawnieniem pracownika jest prawo do przerwania urlopu w dowolnym momencie, za zgodą pracodawcy lub bez jego zgody najpóźniej na 30 dni przed datą planowanego powrotu do pracy pracownik powinien złożyć u pracodawcy pisemne oświadczenie o zamiarze wcześniejszej rezygnacji z urlopu wychowawczego, a pracodawca nie ma wówczas prawa odmówić powrotu. 

Ważną sprawą jest również ochrona zatrudnienia i praw z tego wynikających, albowiem po złożeniu wniosku pracodawca nie może wypowiedzieć pracownikowi umowy o pracę aż do dnia zakończenia urlopu. Wyjątek stanowią ogłoszenie upadłości przez firmę lub jej likwidacja, zwolnienia grupowe przewidziane przez pracodawcę lub naruszenie przez pracownika Kodeksu Pracy. 

Natomiast o zakończeniu urlopu wychowawczego pracownik ma prawo do powrotu do pracy na dotychczasowym zajmowanym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem nie niższym od wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikowi w dniu podjęcia pracy na stanowisku zajmowanym przed urlopem.

Jeśli umowa z pracodawcą jest zawarta na czas określony, to pracownikowi również przysługuje prawo do urlopu, jednak wyłącznie do dnia, do którego umowa jest zawarta. Nie ulega ona automatycznie przedłużeniu do końca trwania urlopu. 

W czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie. Nie może to jednak wyłączać możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem

W razie ustalenia, że pracownik trwale zaprzestał sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, pracodawca ma prawo wezwać pracownika do stawienia się do pracy w terminie przez siebie wskazanym. Nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia powzięcia takiej wiadomości i nie wcześniej niż po upływie 3 dni od dnia wezwania.

Pracodawca jest również obowiązany do deklarowania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne do ZUS od odpowiednio ustalonej podstawy wymiaru składek.

Podstawowym dokumentem w przypadku ubiegania się o udzielenie urlopu wychowawczego jest wniosek. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• imię i nazwisko dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część,
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część na dane dziecko,
• wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko,
• określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Pracownik powinien również dołączyć do wniosku o urlop wychowawczy oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu w czasie wskazanym we wniosku. Nie ma potrzeby sporządzania takiego dokumentu, jeżeli:

• drugi rodzic jest pozbawiony władzy rodzicielskiej lub mu ją ograniczono,
• drugiego opiekuna dziecka zwolniono z opieki lub ograniczono ją,
• zachodzą przeszkody, które uniemożliwiają dołączenie takiego oświadczenia.

Jednym z głównych przywilejów pracowników przebywających na urlopie wychowawczym, oprócz sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, jest to, że obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu. Pod warunkiem jednak, że nie posiada innego tytułu do ubezpieczeń, tzn. nie wykonuje pracy m.in. na podstawie umowy o pracę lub zlecenia.

W pierwszej kolejności pracodawca musi jednak zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS, dokonuje tego poprzez wykazanie go w imiennym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11. Dodatkowo co miesiąc w tej deklaracji pracodawca wykazuje podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych oraz zdrowotnego i kwotę naliczonych składek finansowanych przez budżet państwa

Drugą imienną deklaracją, którą co miesiąc, za okres urlopu wychowawczego, za ubezpieczonego składa pracodawca, jest imienny raport ZUS RSA. Należy w nim wykazać z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10, oraz kodem świadczenia/przerwy 121 lub 122 okres, w którym w danym miesiącu ubezpieczony przebywał na urlopie.

Ważne!Z tytułu udzielenia urlopu wychowawczego pracodawca nie ponosi żadnych kosztów. Składki ZUS deklaruje bowiem pracodawca, a opłaca budżet państwa.

Zatrudniony powinien poinformować pracodawcę, jeśli na urlopie wychowawczym uzyska inny tytuł do ubezpieczeń społecznych tzn. podejmie pracę na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, rozpocznie działalność gospodarczą lub uzyska prawo do emerytury bądź renty. Jeśli bowiem pracownik podejmie zatrudnienie u innego pracodawcy należy w tym okresie zaprzestać deklarować za niego składki, a w imiennej deklaracji ZUS RSA wykazać kod 350.

Wcześniej jednak zanim pracodawca zadeklaruje składki ZUS, musi prawidłowo ustalić ich podstawę.

Dla osób, które przebywają na urlopach wychowawczych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Jednocześnie podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Ponadto podstawa wymiaru składek pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Podstawa składki zdrowotnej w czasie urlopu wychowawczego pracownika jest stała dla każdego, bez względu na wymiar etatu czy wysokość wynagrodzenia. Kwota ta jest równa wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych i obecnie wynosi 620 zł.

Podatnik podczas urlopu wychowawczego nie osiąga żadnego dochodu, dlatego nie pobiera się podatku.

Pracodawca za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym ma obowiązek przesłania do ostatniego dnia lutego deklaracji PIT-11, pod warunkiem, że zakład pracy odprowadzał jakiekolwiek składki za tego pracownika.

Należy uwzględnić również przychód, który nie trafiły bezpośrednio do podatnika, np.  pracownicze ubezpieczenie grupowe, które nie przerywa swego ciągu podczas urlopu wychowawczego, lub inne pomniejsze świadczenia. Tego typu rozliczenia należy uwzględnić, wypełniając zeznanie roczne.

Ważny jest również fakt, że jeśli jedno z rodziców przebywa na urlopie wychowawczym, może rozliczać się z drugim małżonkiem. Rozliczając się wspólnie podatnik może uzyskać ulgi podatkowe. Wynika to z faktu, że dochód jednej osoby dzieli się na dwie, a deklaracja PIT w takich sytuacjach zwykle wskazuje na zwrot podatku.