Jak chronić dane osobowe podczas rekrutacji – najnowsze stanowisko resortu pracy (listopad 2021 roku)

Właściwym do udzielenia odpowiedzi w zakresie przechowywania dokumentacji rekrutacyjnej (CV, list motywacyjny) jest Urząd Ochrony Danych Osobowych. Ponadto informujemy, że zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357), która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. nałożone zostały na pracodawców określone obowiązki, w tym informacyjne, związane z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.

W sytuacji, gdy osoba zostanie zatrudniona to na podstawie ww. przepisu Kodeksu pracy, pracodawca obowiązany jest prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentację pracowniczą), przez okres zatrudnienia, a także, co do zasady, przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przy czym, należy zaznaczyć, że powyższy okres przechowywania odnosi się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy) a także w przypadku, gdy w dniu wejścia w życie trwał poprzedni stosunek pracy danego pracownika, a pracodawca złożył za niego raport informacyjny art. 7 ust 3 ww. ustawy).

Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat licząc od dnia ustania stosunku pracy co wynika z art. 7 ust. 2 ww. ustawy chyba że pracodawca złożył za pracownika raport informacyjny – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ulega wówczas skróceniu do 10 lat ( art. 7 ust. 3 ww. ustawy).

Art. 78¹ Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy elektroniczna forma czynności prawnej jest zachowana, gdy oświadczenie woli zostało złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny zastąpi zatem podpis własnoręczny wszędzie, gdzie do zachowania ważności wymagana jest forma pisemna. Jeżeli przepisy prawa wymagają dla określonej czynności zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, to do wykonania tej czynności może być wykorzystany kwalifikowany podpis elektroniczny. Natomiast skan dokumentu jest jedynie jego kopią w postaci elektronicznej. Nawet opatrzenie skanu kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie zmienia faktu, że wciąż mamy do czynienia z kopią dokumentu.

Z kolei podpis zaufany stanowi przypisany do określonego numeru PESEL podpis potwierdzający tożsamość obywatela w kontaktach on line z organami państwowymi, który służy jedynie do załatwiania spraw urzędowych za pośrednictwem platform elektronicznych określonych urzędów (jak np. platforma ZUS PUE, czy obywatel.gov.pl).

W myśl przepisów art. 22¹ § 4 k.p. pracodawca może żądać zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jak i od pracownika podania innych danych osobowych niż określone w Kodeksie, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych, o których mowa w przepisach Kodeksu pracy następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą (art. 22¹ § 5 k.p.), jednakże pracodawca ma prawo żądać także ich udokumentowania. Z faktu, iż pracodawca może żądać ich udokumentowania, nie wynika aby osoba ubiegająca się o zatrudnienie miała obowiązek przedstawienia oryginału dokumentu w celu włączenia go do akt, lecz jedynie do wglądu.

Potwierdza to obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, który przewiduje, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

Pozyskiwanie i przetwarzanie innych danych niż wskazane w art. 22¹ k.p. jest możliwe na podstawie zgody kandydata (art. 22^1a § 1 kp). "Zgoda" taka oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne wyrażenie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Możliwość przetwarzania danych na podstawie zgody kandydata dotyczy tzw. zwykłych danych osobowych. Natomiast dane osobowe tzw. wrażliwe (np. o stanie zdrowia) mogą być pozyskiwane i przetwarzane wyłącznie w przypadku gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy kandydata do pracy lub pracownika (art. 22^1b § 1 kp). W takich przypadkach wymagana jest zgoda "wyraźna" osoby, której dane są przetwarzane (art. 9 ust. 1 RODO), np. w postaci oświadczenia woli, wskazującego na inicjatywę kandydata do pracy lub pracownika. Nie mniej jednak właściwym do udzielenia szczegółowych informacji w zakresie dotyczącym ochrony danych osobowych jest UODO.

Na podstawie art. 22 § 2 kp pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania niezbędnych danych osobowych, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Jeżeli zatem pracownik, w celu korzystania ze szczególnych, przewidzianych prawem pracy, uprawnień/świadczeń pracowniczych (np. związanych z rodzicielstwem, itd.) przedłożył pracodawcy – także z własnej inicjatywy – dokumenty uprawniające go do korzystania z tych uprawnień/świadczeń (potwierdzające prawo do nich), to w opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej może on również (nie chcąc dłużej z nich korzystać), w drodze jednostronnej decyzji, zdecydować o ich wycofaniu.

Natomiast np. orzeczenia o stopniu niepełnosprawności są podawane do wiadomości pracodawcy w celu korzystania z uprawnień/świadczeń przewidzianych przepisami, szczególnej w stosunku do Kodeksu pracy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 573). Podobnie jest w przypadku pozostałych dokumentów, o których mowa w treści wystąpienia (tj. zaświadczenia o statusie kombatanta, itd.). Przepisy Kodeksu pracy nie określają zasad postępowania z tymi dokumentami.

Jednocześnie informujemy, że zgodnie art. 7 ust. 3 RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Osoba, której dane dotyczą, jest o tym informowana, zanim wyrazi zgodę. Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie. W związku z powyższym w sprawach dotyczących postępowania z takimi dokumentami proponujemy zwrócić się do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.