Świadczenia dla pracowników bez składek ZUS – wskazówki dla pracodawcy oraz przykłady

Wypłacając te świadczenia swoim pracownikom, pracodawca nie ponosi daniny w postaci składek ZUS.

Za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Chodzi więc w szczególności o wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Łączne wynagrodzenie w kwocie brutto stanowi więc przychód pracowników podlegający „oskładkowaniu”.

Przepisy przewidują, jednak, przypadki, w których pewne rodzaje przychodów nie wliczają się do podstawy wymiaru składek, są to:

• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
• zasiłki z ubezpieczeń społecznych;
• przychody ze stosunku pracy. które zostały enumeratywnie wyliczone w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Prawo do wynagrodzenia chorobowego regulują przepisy Kodeksu pracy (dalej: KP), natomiast na mocy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej rozporządzenie składkowe) wolne od składek na ubezpieczenia społeczne są wymienione w nim przychody.

Wypłacając te świadczenia swoim pracownikom, pracodawca nie ponosi daniny w postaci składek ZUS.

Oto zestawienie najpopularniejszych wyłączeń przychodów z podstawy wymiaru składek, które, po spełnieniu dodatkowych przesłanej może zastawać każdy pracodawca.

Nagroda jubileuszowa jest świadczeniem fakultatywnym. Prawo do niej regulują przepisy wewnątrzzakładowe, z reguły układu zbiorowego pracy lub regulamin wynagradzania. Warunkiem nabycia prawa do nagrody jubileuszowej jest przepracowanie określonego czasuu danego pracodawcy. Nagroda jubileuszowa jest więc świadczeniem związanym ze stażem pracy, a nie np. jubileuszem firmy.

Od składek na ubezpieczenia społeczne nie są wolne natomiast nagrody jubileuszowe, które zgodnie z przepisami regulującymi prawo do nich, przysługują pracownikowi częściej niż co 5 lat.

Co ważne w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się również nagród jubileuszowych wypłacanych częściej niż co 5 lat. jeżeli zachodzi jeden z poniższych przypadków:

a)    pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej przed upływem 5 lat od nabycia prawa do poprzedniej nagrody z uwagi na to, że w okresie wyczekiwania na następną nagrodę przedłożył dokumenty potwierdzające zatrudnienie, które nie było wcześniej brane pod uwagę przy ustalaniu prawa do tego świadczenia.

b)    pracownik otrzymuje nagrodę jubileuszową w związku z rozwiązaniem stosunku pracy i do upływu 5-letniego okresu od uzyskania prawa do poprzedniej nagrody jubileuszowej brakuje mu mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania urnowy o pracę, a przyczyną rozwiązania stosunku pracy jest przejście pracownika na emeryturę lub rentę inwalidzką w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo na rentę z tytułu całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji lub całkowitej niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa.

c)    nagroda przysługująca w przemyśle wydobywczym członkom drużyn ratowniczych (z wyjątkiem specjalistów) bez względu na częstotliwość faktycznej ich wypłaty,

d)    pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej przed upływem 5 lat od otrzymania poprzedniej nagrody jubileuszowej na skutek zmiany przepisów regulujących prawo do niej, a zarówno nowe jak i poprzednie przepisy płacowe przewidują, że nagroda jubileuszowa przysługuje pracownikowi nie częściej niż co 5 lat a pracodawca zmieniając je, nie miał na celu obejścia przepisów prawa,

e)    nagroda jubileuszowa wypłacana jest pracownikowi w sytuacji, gdy do upływu 5-letniego okresu od uzyskania poprzedniej nagrody jubileuszowej brakuje mniej niż 12 miesięcy, a po rozwiązaniu stosunku pracy pracownik przechodzi na świadczenie przedemerytalne,

f)     pracownik otrzymuje świadczenie pieniężne w związku ze zmianą wewnątrzzakładowych przepisów placowych likwidującą nagrody jubileuszowe przysługujące dotychczas (do czasu likwidacji) nie częściej niż co 5 lat, a świadczenie to ma charakter rekompensujący likwidację tych nagród.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Tym wyłączeniem z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne objęte są należności osiągnięte przez pracownika za przygotowanie projektów określonych w ustawie z 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1170 ze zm.).

Tym samym wolne od składek na ubezpieczenia społeczne są należności otrzymane przez pracownika zgodnie z przepisami tej ustawy.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 6 pod pojęciem projektów wynalazczych rozumie się wynalazki. wzory użytkowe, wzory przemysłowe. topografie układów scalonych i projekty racjonalizatorskie. Przepisy określają szczegółowo warunki, jakim muszą odpowiadać wynalazki. wzory użytkowe, wzory przemysłowe oraz topografie układów scalonych

Z przepisów powołanej ustawy wynika. że pracodawca za projekt racjonalizatorski może uznać każde rozwiązanie, które może być przez niego wykorzystane, niebędące wynalazkiem podlegającym opatentowaniu, wzorem użytkowym, wzorem przemysłowym lub topografią układu scalonego. Warunki jakim musi odpowiadać takie rozwiązanie, aby mogło być uznane za projekt racjonalizatorski. pracodawca w sposób szczegółowy określa w regulaminie racjonalizatorskim. Regulamin ten normuje również sposób postępowania ze zgłoszonymi projektami i zasady wynagradzania twórców tych projektów.

Przychody ze stosunku pracy więc osiągnięte przez pracownika z tytułu wykorzystania przez pracodawcę jego rozwiązań (tj. projektów racjonalizatorskich) usprawniających funkcjonowanie firmy nie stanowią podstawy wymiaru składek pod warunkiem, że zostały wypłacone zgodnie z regulaminem racjonalizatorskim.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 1a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728);
• Art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 7 ustawy z 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1170 ze zm.).

Prawo do odprawy pieniężnej dla pracownika przechodzącego na emeryturę lub rentę reguluje art. 92(1) kp. Z przepisu tego wynika, że pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające go do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Bardzo często obowiązujące u danego pracodawcy przepisy płacowe przewidują dużo wyższe odprawy emerytalno-rentowe, a ich wysokość jest powiązana ze stażem pracy u danego pracodawcy. Bez względu na wysokość odprawy emerytalnej, w całości jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z   18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).
• Art. 92(1) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).

Chodzi także o ekwiwalenty za te świadczenia, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych w przypadku, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Na mocy przepisów prawa pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Z podstawy wymiaru wyłączona jest także wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych w przypadku, gdy pracodawca pomimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Następnym rodzajem świadczeń rzeczowych. które objęte są omawianym zwolnieniem, są środki ochrony indywidualnej, które zabezpieczają pracownika przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy.

Kolejnym świadczeniem rzeczowym, do którego pracownicy — w związku z charakterem swojej pracy — mają prawo z mocy przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są środki higieny osobistej.

Omawianym wyłączeniem objęty jest też przychód pracownika w postaci zwrotu przez pracodawcę kosztów zakupu okularów, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Przedmiotowym wyłączeniem z podstawy wymiaru składek objęta jest również wartość wstępnych, okresowych, kontrolnych i profilaktycznych badań lekarskich, do których zapewnienia pracownikowi pracodawca jest zobowiązany na mocy przepisów prawa pracy.

Podstawa prawna:

• § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).
• Art. 232–233 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).

W przypadku gdy pracownik przy wykonywaniu pracy używa stanowiących jego własność narzędzi. materiałów lub sprzętu, a w zamian pracodawca wypłaca mu ekwiwalent pieniężny, to kwota tego ekwiwalentu jest wolna od składek na ubezpieczenia społeczne.

Należy przy tym pamiętać. że świadczenie pieniężne objęte przedmiotowym wyłączeniem ma charakter ekwiwalentu. Oznacza to, że kwota tego świadczenia powinna odpowiadać rzeczywistej wartości użyczenia oraz stopniowi zużycia rzeczy lub sprzętu podczas pracy.

Natomiast ekwiwalent za materiały użyte przy wykonywaniu pracy powinien odpowiadać ich wartości. W przeciwnym wypadku ekwiwalent pieniężny będzie miał charakter ukrytej formy wynagradzania pracownika.

Podstawa prawna

•           § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Do obowiązków niektórych pracowników należy noszenie w pracy ubioru służbowego. Nie ulega wątpliwości, że rodzajem ubioru służbowego jest mundur.

Nie ulega wątpliwości. że pojęcie ubioru służbowego jest pojęciem szerszym od pojęcia munduru, a obowiązek jego noszenia przez pracownika może wynikać z wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy lub umowy o pracę,

Z reguły ubiór tego rodzaju wyposażony jest w elementy charakterystyczne dla danej firmy (np. logo firmy). Obowiązek noszenia ubioru służbowego musi jednak pozostawać w związku z charakterem wykonywanej przez pracownika pracy (np. ochroniarz, portier hotelowy). Jeżeli pracownik sam nabywa ubiór służbowy, a następnie otrzymuje od pracodawcy ekwiwalent pieniężny z tego tytułu, to kwota tego ekwiwalentu również nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Należy podkreślić, że warunkiem wyłączenia wartości otrzymanego przez pracownika ubioru służbowego lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór jest to, żeby noszenie tego ubioru należało do obowiązków pracownika i pozostawało w związku z charakterem jego pracy.

Podstawa prawna

•           § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Przedmiotowym wyłączeniem objęta jest po pierwsze wartość tych posiłków, które pracodawca udostępnia pracownikom w zakładowej stołówce. W ramach tego wyłączenia mieszczą się także tzw. bony (kupony. talony) obiadowe, wydawane pracownikom przez pracodawcę, uprawniające do uzyskania posiłków w punktach gastronomicznych, restauracjach, barach. Wyłączeniem tym nie są zaś objęte kupony żywieniowe, przy wykorzystaniu których pracownicy nabywają artykuły spożywcze w sklepach. Kupony te mają w istocie charakter tzw. bonów towarowych, a ponadto uprawniają do nabycia artykułów spożywczych. a nie posiłków. Należy zauważyć. że tego rodzaju kupony żywieniowe mogą być wyłączone z podstawy wymiaru składek Należy również mieć na względzie to, że wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu, jest tą wolną od składek na ubezpieczenia społeczne tylko do wysokości 450 zł miesięcznie.

Jeżeli wartość tego rodzaju posiłków w skali miesiąca przekroczy tę kwotę, nadwyżka stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna

•           § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nie przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli pracownik dla potrzeb służbowych wykorzystuje w jazdach lokalnych (tj. w jazdach niemających charakteru podróży służbowej) pojazd niebędący własnością pracodawcy, to pracodawca poniesione przez niego z tego tytułu koszty zwraca mu, wypłacając miesięczny ryczałt pieniężny lub tzw. kilometrówkę. Formalną podstawę zwrotu pracownikowi kosztów używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych stanowi umowa cywilnoprawna o używanie pojazdu do celów służbowych, którą pracownik zawiera z pracodawcą.

Jeżeli chodzi o miesięczny ryczałt pieniężny, to jego wysokość jest uzależniona od pojemności skokowej pojazdu oraz liczby mieszkańców miejscowości, w której ma siedzibę pracodawca.

Jeżeli miesięczny ryczałt pieniężny nie przekracza stawek określonych w odrębnych przepisach, to w całości jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Pracownik, który otrzymuje ryczałt nie musi dokumentować przebiegu pojazdu, tak jak ma to miejsce w przypadku tzw. kilometrówki. Kilometrówka to kwota pieniężna wypłacana pracownikowi przez pracodawcę na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, stanowiąca iloczyn kilometrów wynikających z tej ewidencji i stawki za jeden kilometr określonej w odrębnych przepisach.

Podstawa prawna:

• § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728);

Zwrot kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie otrzymane z tytułu takiego przeniesienia wolne są od składek na ubezpieczenia społeczne do 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie służbowe. W takim bowiem zakresie przychód ten zwolniony jest z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Podstawa prawna:

• § 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przedmiotowym wyłączeniem objęte są przychody ze stosunku pracy, jakie pracownik osiąga w związku z podróżą służbową. Co do zasady podróżą służbową jest każde udanie się pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość. w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.

Podróżą służbową jest więc wykonanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu, które zostały określone w poleceniu wyjazdu służbowego.

W przypadku pracowników spoza sfery budżetowej wysokość i warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Co ważne, postanowienia tych aktów nie mogą być mniej korzystne niż przepisy przywołanych wyżej rozporządzeń dotyczących pracowników sfery budżetowej. Jeżeli w danym zakładzie pracy przepisy układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagrodzeń czy umowy o pracę nie zawierają postanowień dotyczących należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują diety i zwrot kosztów w wysokości określonej w przywołanych wyżej rozporządzeniach.

Zarówno w przypadku podróży służbowej na obszarze kraju. jak i w sytuacji, gdy odbywana jest ona poza jego granicami, pracownikowi przysługują od pracodawcy dwojakiego rodzaju należności, tj. diety i zwrot kosztów (np. przejazdów, noclegów).

Omawiane przychody ze stosunku pracy są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tylko do wysokości wynikającej z przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Oznacza to. że jeżeli pracownik z tytułu podróży służbowej otrzymuje wyższe świadczenia, to od nadwyżki ponad kwoty określone przepisami przytoczonych rozporządzeń należne są składki na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. 2023 poz. 728);
• Art.77(5) ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).

Na mocy § 2 ust. 2 pkt. 16 rozporządzenia składkowego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców można pomniejszyć o kwotę stanowiącą iloraz kwoty diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju i liczby dni pobytu za granicą.

Przepis ten ma zastosowanie wyłącznie, jeśli przychód pracownika za dany miesiąc jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie.

Odliczenie tej kwoty nie może jednak prowadzić do tego, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie niższa od przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym. Jeżeli zachodzi taki przypadek. to jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne powinna zostać wykazana kwota przeciętnego wynagrodzenia.

Dla ustalenia kwoty. która objęta jest przedmiotowym zwolnieniem istotne znaczenia ma wysokość diet z tytułu podróży służbowej, a także rozumienie pojęcia dzień pobytu.

Wysokość diet z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określona jest w załączniku do przytoczonego już wcześniej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju i uzależniona jest od kraju, na terenie którego odbywana jest podróż służbowa. Z kolei za dzień pobytu uważa się dzień. za który pracownik otrzymuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek, a więc dniem pobytu jest zarówno dzień roboczy, jak i dni wolne od pracy (np. soboty i niedziele przypadające w trakcie wykonywania pracy za granicą). Za dzień pobytu nie uważa się natomiast dnia, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego, bez względu na to. gdzie ten urlop był spędzany, a także dnia, za który pracownik otrzymał tzw. wynagrodzenie chorobowe bądź zasiłek chorobowy

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Niektórym pracownikom czasowo przeniesionym poza siedzibę pracodawcy do wykonywania pracy (np. urzędnikom państwowym) przysługuje szereg świadczeń z tego tytułu. Jednym z nich jest dodatek za rozłąkę, który przysługuje w określonej wysokości za każdy dzień pobytu w miejscowości czasowego przeniesienia. Strawne, o którym mowa w tym wyłączeniu, to nic innego jak dieta przysługująca pracownikowi czasowo przeniesionemu. Warunkiem koniecznym do wyłączenia tego rodzaju przychodów z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest to, aby prawo do nich wynikało z czasowego przeniesienia pracownika. Ponadto przychody, których dotyczy omawiane wyłączenie są wolne od składek na ubezpieczenia społeczne tylko do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Działalność zakładowego funduszu świadczeń socjalnych reguluje ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 998).

Środki zgromadzone w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przeznaczone są na sfinansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Jednocześnie za „działalność socjalną" — w świetle ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych — uważa się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku. działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej — rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie. Co istotne, przy przyznawaniu ulg i świadczeń oraz określaniu wysokości dopłat z funduszu ustawodawca nakazuje kierować się takimi przesłankami jak sytuacja życiowa. rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

W praktyce często spotykanym świadczeniem finansowanym ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. wolnym od składek na ubezpieczenia społeczne jest dopłata do wczasów. Podkreślenia wymaga, że świadczenie ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przyznane zgodnie z właściwymi przepisami, w całości nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728);
• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 998).

Do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego.

Fundusze na cele socjalno-bytowe są tworzone przez pracodawców, którzy nie mają obowiązku utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Podstawę prawną działalności takiego funduszu stanowi układ zbiorowy pracy. Świadczenia wypłacane pracownikom z tego rodzaju funduszu są wolne od składek na ubezpieczenia społeczne tylko do wysokości kwoty opisu podstawowego, o którym stanowi art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Oznacza to. że jeżeli pracownik w danym roku otrzyma z funduszu. utworzonego na cele socjalno-bytowe świadczenia. których wartość będzie wyższa, to kwota nadwyżki będzie stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).
• Art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 998).

Zasady wypłaty świadczenia urlopowego, zostały określone przepisami przytaczanej już ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Z przepisów tych wynika. że świadczenie urlopowe może wypłacić pracodawca, który na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniał mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełny etat i nie utworzył zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Świadczenie to pracodawca wypłaca raz do roku każdemu pracownikowi. który korzysta w danym roku z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Kwota świadczenia urlopowego nie może przekroczyć kwoty odpisu podstawowego właściwego dla danego pracownika. a w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy musi być ustalona proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).
• Art. 3 ust. 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 998).

Pracodawca może zdecydować się wypłacić pracownikowi zapomogę w związku z jednym z następujących zdarzeń, które go dotknęło:

• klęską żywiołową, czyli zdarzeniem spowodowanym niszczycielskim działaniem sił przyrody, jak powodzie, huragany, gradobicia itp.,
• indywidualnym zdarzeniem losowym, czyli zdarzeniem. które jest nieprzewidywalne, niemożliwe do uniknięcia nawet przy zachowaniu należytej staranności (np. nieszczęśliwy wypadek powodujący uszczerbek na zdrowiu),
• długotrwałą chorobą, czyli chorobą, która z medycznego punktu widzenia określana jest jako choroba przewlekła.

Jeżeli wypłacona pracownikowi zapomoga ma związek z którymś z ww. zdarzeń, to nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podstawa prawna:

• § 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).

Chodzi i zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczego, świadczenie rehabilitacyjne, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Zasadą sformułowaną w Kodeksu pracy jest zasada, że wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną, chyba że przepisy placowe stanowią inaczej. Za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, opieką nad członkiem rodziny czy też macierzyństwem pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe albo świadczenie z ubezpieczeń społecznych. Zdarza się. że za ten sam okres — zgodnie z obowiązującymi przepisami płacowymi — pracownik zachowuje prawo do niektórych składników wynagrodzenia. Klasycznym przykładem jest dodatek stażowy, który przysługuje niektórym pracownikom (w szczególności pracownikom sfery budżetowej) również za czas niezdolności do pracy. Tego rodzaju składniki wynagrodzenia wyłączone są z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. ale tylko w wysokości należnej za okres niezdolności do pracy. Oznacza to, że tego rodzaju składnik należny za okres pracy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Bez znaczenia dla omawianego wyłączenia jest nazwa składnika wynagrodzenia. Istotne jest jedynie to, czy pracownik zachowuje do niego prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego. macierzyńskiego, opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).
• Art. 80 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).

Za czas niezdolności do pracy spowodowany chorobą lub odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną, trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia — trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego — pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba, że obowiązujące u pracodawcy przepisy placowe przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. Od 34. dnia niezdolności do pracy, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat — od 15. dnia niezdolności do pracy pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego, Zasiłek ten z pewnymi wyjątkami — przysługuje w wysokości 80% podstawy wymiaru. Niekiedy obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują, że pracownikowi pobierającemu tego rodzaju świadczenie pieniężne z ubezpieczeń społecznych przysługuje dodatek uzupełniający kwotę tego świadczenia tak, aby dochody pracownika w czasie choroby kształtowały się na takim poziomie, jak w czasie wykonywania przez niego pracy.

Taki dodatek uzupełniający zasiłek chorobowy jest wolny od składek na ubezpieczenia społeczne tylko do kwoty. która nie przekracza łącznie z zasiłkiem 100% przychodu, stanowiącego podstawę wymiaru składek.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 25 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).
• Art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465).

Chodzi o korzyści polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Niektórzy pracodawcy umożliwiają swoim pracownikom nabycie, po cenach niższych niż przewidziane dla klientów zewnętrznych, świadczonych przez nich usług lub produkowanych artykułów. Tego rodzaju przychody ze stosunku pracy objęte są przedmiotowym wyłączeniem pod warunkiem. że prawo do tego rodzaju korzyści materialnych wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a pracownicy ponoszą przynajmniej częściowa (choćby symboliczną) odpłatność za nabywane artykuły lub usługę.  Omawianym wyłączeniem nie jest w związku z tym objęty przychód ze stosunku pracy. który polega na całkowicie nieodpłatnym nabyciu przez pracownika artykułów, przedmiotów lub usług.

Przedmiotowym wyłączeniem objęte są także przychody ze stosunku pracy polegające na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy pracodawca własnym środkiem lokomocji przywozi pracowników do pracy, jak również sytuacji, gdy pracodawca bezpośrednio finansuje w całości lub części zakup przez pracowników biletów uprawniających do korzystania ze środków lokomocji. Omawiane zwolnienie nie dotyczy przypadku, gdy pracownicy sami kupują bilety na przejazd środkami lokomocji, a pracodawca zwraca im następnie koszty ich nabycia.

Podstawa prawna

• § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 728).